Transkript, tercüme ve referans mektupları: neler gerekir?

İngiltere'deki bir okula ya da üniversiteye yapılan her başvuru belgelere dayanır: karneler, transkriptler, referans mektupları ve Türkiye'den gelen öğrenciler için tercümeler. Bu belgeleri almak genellikle zor değildir, ama özellikle Türkiye'deki okulların yaz tatilinde olduğu dönemde ailelerin beklediğinden uzun sürer. Erken başlamak hem son dakika stresini hem de kolayca önlenebilecek hataları ortadan kaldırır.

Okullar ve üniversiteler genellikle neler ister?

İstenen belgeler kurumdan kuruma değişir; bu yüzden her kurumun başvuru sayfasını mutlaka kontrol edin. Genel bir fikir vermek gerekirse:

• Yatılı okullar ve sixth form (lisenin son iki yılı): son iki üç yılın karneleri, mevcut okuldan bir referans mektubu (birçok okul bunu doğrudan ve gizli olarak almak ister), giriş sınavı sonuçları ve pasaport kopyası.
• UCAS üzerinden lisans başvurusu: öğrencinin aldığı dersler ve notları, tahmini notlar (predicted grades) ve okuldan bir referans; gerekiyorsa İngilizce sınav sonucu. Üniversiteler daha sonra transkript ya da diploma isteyebilir.
• Yüksek lisans başvurusu: lisans transkripti (mezuniyetten sonra diploma), genellikle bir ya da iki referans, özgeçmiş (CV) ve İngilizce sınav sonucu.

Türkiye'deki okuldan belgeleri hazırlamak

• Erken talep edin. Okuldan resmî transkript ve mümkünse antetli kâğıda basılmış, imzalı ve mühürlü İngilizce bir transkript isteyin. Bazı okullar bunu düzenleyebilir; düzenleyemeyenler için tercüme gerekir.
• Okul takvimini hesaba katın. Okullar dönem başında ve sonunda yoğundur, yazın ise çoğu zaman az personelle çalışır. Belgelere yaz aylarında ihtiyacınız olacaksa haziran ayından çok önce talep edin.
• İsimleri ve tarihleri kontrol edin. Öğrencinin adının her belgede pasaporttakiyle birebir aynı yazıldığından emin olun. Türkçedeki ş, ğ, ı ve İ gibi karakterler İngilizce sistemlerde farklı yazılabilir ve küçük farklılıklar ileride sorulara yol açabilir. Doğum tarihlerini ve tarih biçimlerini de kontrol edin.
• Not sistemini açıklayın. İngiltere'deki başvuru görevlisinin Türk karnesini doğru okuyabilmesi için okuldan not sistemini açıklayan kısa bir yazı isteyin. Üniversitelerin Türk diplomasını nasıl değerlendirdiğini Türkiye'den öğrenciler için giriş koşulları yazımızda anlatıyoruz.

Kabul edilecek tercümeler

Hangi tercümeyi kabul edeceğine her kurum kendisi karar verir; bu yüzden tercümeye para ödemeden önce sorun. Bazı kurumlar yeminli tercüman tarafından yapılmış tercümeyi kabul eder, bazıları ayrıca noter onayı ister. Belgenin tamamını, mühürler ve el yazısı notlar dâhil tercüme ettirin ve aslını tercümeyle birlikte saklayın.

Vize başvuruları için İngiltere vize makamlarının (UKVI) destekleyici belgelere ilişkin rehberi, örneğin ziyaretçi vizesi rehberi, İngilizce ya da Galce olmayan her belgenin bağımsız olarak doğrulanabilecek tam bir tercümeyle birlikte sunulmasını ister. Tercümede şunlar yer almalıdır:

• tercümanın, metnin asıl belgenin doğru bir tercümesi olduğunu onaylayan beyanı,
• tercüme tarihi,
• tercümanın tam adı ve imzası,
• tercümanın iletişim bilgileri.

Tercümandan bu bilgileri en baştan eklemesini istemek, çoğu zaman tek bir tercümenin birden fazla amaçla kullanılabilmesini sağlar. Öğrenci vizesine başvuranlar kendi vize türlerinin belge rehberini de kontrol etmelidir. Asıl belgeleri renkli tarayın ve dosya adları anlaşılır bir dijital klasör tutun.

Gerçekten işe yarayan referans mektupları

Referans, öğrenciyi iyi tanıyan birinden geldiğinde en faydalıdır: genellikle öğrencinin okumak istediği alanın öğretmeni, sınıf öğretmeni ya da okulun rehber öğretmeni. Mektup, genel övgüler yerine gerçek güçlü yanları örneklerle anlatmalıdır.

UCAS referansı üç bölümden oluşur: okul hakkında bilgi, öğrencinin eğitimini etkilemiş olabilecek özel durumlar (extenuating circumstances) ve öğrencinin programa uygunluğunu destekleyen bilgiler. Referans İngilizce yazılmalı ve en fazla 4.000 karakter olmalıdır; referansı veren öğretmen öğrencinin tahmini notlarını da sisteme girer. Başvuru UCAS'e gönderildikten sonra referans ve tahmini notlar değiştirilemez. Türkiye'deki okul UCAS'e kayıtlı değilse öğrenci bireysel olarak başvurabilir ve bir öğretmeninden referansı UCAS üzerinden vermesini isteyebilir. Süreci UCAS başvurusu adım adım yazımızda anlatıyoruz.

İlk kez İngilizce referans yazacak öğretmenler desteği genellikle memnuniyetle karşılar. Onlara kısa bir bilgi notu verin: başvurulan program, öğrencinin başarıları ve etkinlikleri, son tarih. Referansı onların yerine yazmayın; mektup öğretmenin kendi değerlendirmesi olmalıdır.

Basit bir kontrol listesi

1. Her okulun ya da üniversitenin istediği belgeleri ve kabul ettiği biçimleri listeleyin.
2. Okuldan transkript, karne ve diplomaları talep edin.
3. Her belgedeki isim ve tarihleri pasaportla karşılaştırın.
4. Tercümeleri kabul edilen biçimde yaptırın.
5. Referans verecek kişileri son tarihten en az dört ila altı hafta önce bilgilendirin.
6. Asılları güvenli bir yerde saklayın ve gönderdiğiniz her şeyin eksiksiz bir dijital kopyasını tutun.

YES nasıl yardımcı olur?

Ailelerle birlikte her başvurunun tam olarak hangi belgeleri ve hangi biçimde istediğini belirliyor, son tarihler yaklaşırken bu listeyi sizinle birlikte takip ediyoruz. Üniversite başvurularında öğrencilerin referans verecek öğretmenleri için açık bir bilgi notu hazırlamasına da yardımcı oluyoruz. Düzenli bir başlangıç yapmak için bize ulaşın.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki ya da vize danışmanlığı yerine geçmez. Kurallar değişebilir; başvurmadan önce resmî kaynakları mutlaka kontrol edin.